Créer des signatures professionnelles pour vos mails

Le 23 avril 2007

En règle générale la signature sert avant tout à présenter et à fournir vos coordonnées, un message publicitaire pour votre site ou bien à mettre une petite touche sympathique à la fin de vos mails. Je vous propose un tutoriel bien pratique lorsque vous composez des dizaines de mails par jour. Pour vous éviter de saisir à chaque fois les mêmes informations, voici comment créer une signature pour insèrer automatiquement les lignes de votre choix à la fin de vos messages. Vous pouvez créer une ou plusieurs signatures standards et sélectionner celle que vous utiliserez par défaut pour tous vos messages, ainsi que celle que vous utiliserez pour une réponse ou transfer.

Création du message

Je vous propose de créer 2 signatures, une plus plus sobre pour vos collaborateurs/partenaires et l’autre "sexy" que vous pouvez destiner à vos clients/prospects afin de donnez une image de votre société (couleurs, logo, publicité). Ensuite chaque logiciel de messagerie propose une fonctionnalité pour changer de signature lors de l’écriture de votre mail.

1 – Signature sobre et classique

Rendu:

mail-signature-modele2

[html]

Cordialement,

David XYZ

Reponsable de la société XYZ

Tél : 01 01 26 44 43 – Mobile : 06 01 01 91 12

________________________________________________________

XYZ, notre slogan est dans le slogan :
www.societexyz.fr


[/html]

2 – Signature soignée et visuelle

Rendu:

mail-signature-modele1

[html]

Bonjour,


 


Cordialement,

David Marchesson

























XYZ
notre slogan est dans le slogan
 









A bientôt sur societexyz.fr Contact: David XYZ

8 rue rode

33000 BORDEAUX
societexyz@societexyz.fr

www.societexyz.fr







tél:

fax:
+33 (0)1 01 01 91 12

+33 (0)1 01 01 91 13




veuillez imprimer ce mail seulement si vous en avez réellement besoin


Note:
Ce courrier électronique et ses éventuelles pièces jointes sont établis à l’intention exclusive de leur destinataire. Ils sont confidentiels et protégés par le secret professionnel.
Si vous n’êtes pas destinataire de ce message, merci de contacter
societexyz@societexyz.fr




[/html]

Que faire avec ces signatures HTML?

Vous pouvez récupérer ce code et l’adapter en modifiant évidemment les coordonnées (informations, mail et liens) puis l’insérer comme nouvelle signature dans votre logiciel de messagerie.

  • Arobase.org vous explique comment créer et modifier votre signature avec votre logiciel : Outlook Express, Outlook, Eudora, IncrediMail, Thunderbird. Ceci dit pour la signature évoluée avec Outllook vous devrait cliquer sur modification avancée… puis coller le texte et non le code HTML mais je vous invite à aller dans dans le dossier C:\Documents and Settings\votre_user\Application Data\Microsoft\Signatures\ et créer un fichier .htm et insérer le code HTML que vous aurez adapté.
  • Vous pouvez également ajouter une signature HTML à vos messages si vous utilisez un webmail comme Yahoo! Mail, Gmail ou Hotmail mais celle-ci est à faire directement depuis l’interface du webmail. Vous pouvez faire un copier/coller du texte et le mettre en forme dans les options de signature du webmail.

Pour aller un peu plus loin avec la signature

Dans l’exemple, j’ai mis une image de petite taille (70×70), mais sachez que cette image peut être agrandie jusqu’à 350*160 pixels. Maintenant la plupart des messageries désactivent les images insérées dans les mails reçus mais le fait de l’avoir mise dans un tableau ne pertube pas la mise en forme générale. C’est pourquoi aussi que je vous suggère de mettre le nom de la société ainsi que votre slogan au format texte pour éviter de les voir disparaître. Ensuite vous pouvez changer tous les styles CSS présents dans les balises span (style="COLOR:#0E639C; font-size: 28px; FONT-FAMILY: Verdana…) pour adapter la signature à votre stratégie de communication.


4 Commentaires sur "Créer des signatures professionnelles pour vos mails"

  • Intégrer une signature HTML pour vos mails dans l’application Mail de MacOSX
    4 janvier 2008 (17:18)

    […] au format HTML passez à l’étape suivante. Dans le cas contraire je vous propose le tutoriel Créer des signatures HTML ou bien celui du site simpleEntrepreneur qui est excellent. […]

  • dk
    12 décembre 2008 (9:31)

    Bonjour,

    Je pense avoir une question relative à cet article.
    J’ai créé une signature pour mes mails. Cependant elle ne se constitue que d’images, donc est bloquée dans la plupart des boîtes mail de mes interlocuteurs.
    Y-a-t’il une solution pour un affichage sans souci?
    Est-ce une solution avec l’utilisation de tableaux comme vous semblez le mentionner?
    Merci pour votre réponse !

  • David
    12 décembre 2008 (10:19)

    C’est le problème, il vaut mieux avoir une signature composée de texte ou d’image ou bien seulement de texte. En effet les images sont bloquées car elles peuvent nuire à la vie privée, car une fois téléchargées l’émetteur du mail peut savoir si vous avez ouvert/lu votre email.
    Donc en règle générale, il est conseillé de faire un mix texte / photo.

  • dk
    12 décembre 2008 (10:50)

    Ok, donc il n’y a pas vraiment de solution… pourtant il me semble que lorsqu’on reçoit des spams, certaines images s’affichent, bizarre :S
    Sinon je fais le mix texte/photo effectivement avec un « texte alternatif » si l’image est bloquée.

    Merci pour cette réponse rapide !