The Ironworkers’ Noontime par Thomas Pollock Anshutz
Depuis près de 20 ans je lis les blogs et j'ai toujours apprécié quand leurs auteurs donnaient quelques conseils visent à améliorer la productivité. Voici quelques conseils simples que j'essayais de mettre en place au quotidien quand j'étais freelance afin de à mieux organiser mon temps, :
La technique du "filtre d'impact" : Prenez 3 à 5 minutes chaque matin pour identifier vos priorités absolues de la journée en vous posant une question : "Quelle action aura le plus grand impact aujourd’hui ?". Sélectionnez une ou deux tâches qui feront avancer vos objectifs principaux et attaquez-les en premier, cette première action crée une dynamique et réduit l’inertie et vous oblige à la terminer. Vous pouvez également écrire ces tâches principales sur une note autocollante ou dans une application de prise de notes et gardez-les visibles. Chaque fois que vous êtes distrait ou submergé, revenez à cette liste pour rester concentré. Cette méthode m'aide clairement à filtrer mes tâches pour canaliser mon énergie sur ce qui compte vraiment. Comme le disait Tim Ferriss avec son concept de la semaine des « 4 heures » : "Concentrez-vous sur ce qui compte, et laissez le reste attendre son tour."
La méthode du "tri express" : Une autre méthode pour bien commencer votre journée, vous pouvez trier vos tâches en trois catégories : urgent, important mais non urgent, et secondaire. Prenez 3 à 5 minutes pour évaluer vos e-mails en attente, vos listes de tâches et attribuez à chaque élément une catégorie. Concentrez-vous d’abord sur l’urgent, planifiez l’important pour plus tard dans la journée, et déléguez ou reportez ce qui est secondaire et peut attendre. Cela vous permet de garder le contrôle et d’éviter de vous disperser. Vous pouvez aussi télécharger la Matrice d’Eisenhower , celle-ci rajoute une quatrième catégorie non important et non urgent qui symbolise toutes les tâches à abandoner. Comme le disait Mark Twain : "Le secret pour avancer est de commencer. Le secret pour commencer est de diviser vos tâches complexes en petites tâches gérables, puis de commencer par la première."
Technique Pomodoro : ou la La règle du "une chose à la fois". Travaillez pendant 25 minutes, puis faites une pause de 5 minutes. Il est conseillé de bouger pendant ces pauses, par exemple aller à la machine à café, passer un appel en marchant dehors. Cette technique m'a sauvé à de nombreuses reprises quand j'étais complètement sous l'eau avec parfois plusieurs gros projets à gérer et des clients exigeants, cela me permettait d'être le plus efficace. A essayer au moins une fois où votre journée vous semble impossible à gérer, cela évite la tentation du multitâche et permet de se concentrer sur une seule tâche à la fois et de bien établir ses priorités. Sinon quand c'est plus calme vous pouvez planifier une pause de 5 minutes toutes les 90 minutes pour vous recentrer. Utilisez ce moment pour respirer profondément, vous étirer ou noter rapidement vos progrès et prochaines étapes. Ces pauses brèves préviennent l’épuisement et maintiennent votre clarté mentale pour le reste de la journée.
Dire "non" : S’agissant de productivité, dire « non » à une nouvelle proposition peut sembler contre-intuitif, mais cela permet de se concentrer sur les tâches qui comptent vraiment. Surement la chose la plus compliquée dans le travail à mes débuts, je disais "oui" à tout et je gérais ensuite, le seul problème c'est avec le développement web, informatique ou logiciel c'est régulièrement 1/3 de production, 1/3 de debug et 1/3 de communication... donc le temps de travail est souvent sous-estimé.
Planifier la semaine : Prenez 15 minutes le vendredi après-midi ou le lundi matin en arrivant pour planifier la semaine à venir. Cela permet de faire le point sur les tâches accomplies et d'évaluer les objectifs à atteindre pour la semaine suivante. Le reste est une question de mise en route comme le disait Jim Rohn "La discipline est le pont entre vos objectifs et vos accomplissements".
Embaucher des personnes compétentes : En tant que manager ou project owner un des meilleurs conseils de productivité est d’embaucher des personnes qui sont meilleures que vous sur des choses spécifiques. Cela permet de déléguer des tâches et de se concentrer sur les responsabilités principales. Et c'est aussi très formateur car souvent la méthodologie et les processus mis en place par ces nouvelles personnes sont très enrichissants.
Gestion des tâches (Getting Things Done) : Notre cerveau n’est pas fait pour stocker des informations, David Allen l'a bien compris et après son Bestseller « Getting Things Done », il a écrit « Making it all Work », en version française : « La méthode GTD en pratique (Getting things done) »</a> une méthode de gestion des tâches. L'idée réside dans la définition de priorités et d'objectifs à atteindre en structurant le temps. Cette méthode se concentre sur la collecte, l’organisation et l’exécution de toutes les tâches pour augmenter l’efficacité et la productivité. Les tâches nécessitant moins de deux minutes doivent être immédiatement traitées, sans être reportées dans le système GTD. Pour appliquer cette méthode plus facilement, il existe différents outils tels que les listes de tâches, les tableaux Kanban, les outils de planification et de gestion de projets comme Monday, Asana ou encore Trello. Ces outils permettent une meilleure visualisation et une organisation cohérente des tâches, ainsi qu’une collaboration facilitée avec les autres membres de l’équipe.
Ne pas confondre interruption et pause : Identifiez les plages horaires où vous vous sentez le plus productif et planifiez vos tâches en conséquence. Écoutez votre rythme pour bénéficier d’une concentration maximale et d’une productivité accrue. Utilisez une application comme Focus@Will ou un simple minuteur pour rester dans le flow. Enfin notre concentration a des limites, il est important de prendre régulièrement des pauses surtout après un certain temps de travail soutenu. Pendant la seconde guerre mondiale, le chercheur Norman Mackworth a conçu un test de vigilance pour découvrir la durée optimale des quarts de travail des opérateurs radar. Il se demandait à partir de quand leur niveau de vigilance chutait au point de provoquer trop d’erreurs de détection, les obligeant alors à faire une pause. Les résultats des tests montrent que la vigilance diminue nettement après seulement 30 minutes, avec une augmentation des erreurs de détection de 10 à 15 %. Chacun de nous possède son propre seuil de concentration. Comme le disait Andy Warhol "Faites une chose à la fois, et faites-la bien.".
Faire de courtes sessions intenses ("batch processing") : Regroupez des tâches similaires (comme répondre aux e-mails urgents, passer des appels ou avancer sur un projet clé) et traitez-les en blocs de temps dédiés, par exemple 15-20 minutes par sessionUne session correspond à l'ensemble des pages vues par un internaute sur un site donné sans interruption de plus de 20 minutes.. Cela réduit les interruptions constantes et optimise votre concentration, car une étude de l’Université de Californie conduite par Gloria Mark révèler que chaque fois que votre travail est interrompu, il faut à votre cerveau 23 minutes et 15 secondes pour retrouver le niveau de concentration initial. Utilisez un minuteur pour rester discipliné et évitez toute distraction pendant ces périodes. Apple, est reconnue pour son efficacité exceptionnelle en matière de gestion du temps. La clé de cette réussite réside dans une stratégie de gestion du temps qui favorise la concentration sur une tâche à la fois, minimisant ainsi les distractions et augmentant la productivité.
Ne jamais négliger les estimations : Une bonne estimation repose sur la confiance et la transparence. Une estimation est le début d'une conversation qui révèle une complexité cachée avant qu'elle ne devienne un problème. Les est imations sont précieuses lorsqu'elles deviennent un langage commun entre les développeurs et les parties prenantes, car elles deviennent des points de référence pour des discussions constructives sur les progrès et les priorités. Les estimations offrent une visibilité sur le travail à accomplir, permettant aux managers de faire le point sans être intrusifs et de créer des attentes réalistes. Les équipes qui livrent régulièrement leurs résultats considèrent les estimations comme des outils de collaboration plutôt que comme une source de stress. Ajuster une estimation en fonction de nouvelles informations n'est pas un aveu de défaite : c'est une preuve de professionnalisme.
Et bien entendu quand cela est nécessaire ne pas hésiter à passer en mode ne pas deranger vos paramètres d'ordinateur et de téléphone pour éviter d’être distrait par les sons, notifications, pop-upC'est une petite fenêtre qui s'ouvre automatiquement lorsqu'on accède à une page web. Elle peut contenir entre autres un message publicitaire, un message d'aide ou éventuellement une invitation à répondre à une enquête en ligne. et autres vibrations. Sur certains systèmes votre interlocuteur peut voir votre statut et vous laisser pourquoi pas profiter d’un moment de tranquillité. Pour les sites internetIl s'agit du réseau mondial d'ordinateurs composé d'un grand nombre de réseaux internationaux, régionaux et locaux. La partie multimédia d'Internet est le Web (voir www) qui est le meilleur moyen d'accéder à l'énorme masse de donnés. il existe des applications de blocage de distractions telle que Freedom ou StayFocusd. J'espère que ces quelques conseils peuvent vous aider à réduire les distractions et à améliorer votre efficacité au travail.